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はじめに
ツバイソPSAで管理する企業活動は、下図の通り大きく売上プロセス（青色）、制作プロセス（紫色）、調達プロセス（緑色）、管理会計に分けられます。ここでは、調達プロセス（緑色）のうちの経費精算の基本的な業務フロー、使い方を解説します。
経費精算と担当部門
ツバイソPSAでは、業務プロセスをオブジェクトという単位で管理します。
経費精算に関する業務とオブジェクトの関係性、主要担当部門は下図の通りとなります。
経費精算全体と、各オブジェクトでの主なオペレーションを学習しましょう。
経費精算
目的
・社員の仮払、立替経費の精算
・案件や制作指図にかかる立替経費の原価管理
想定される担当部署
全部門、管理部門
主なオペレーション
全部門共通
- 経費精算の作成
- 事前申請情報の登録
- 仮払申請情報の登録
- 経費の事前申請および承認
- 精算申請情報の登録
- 経費の精算申請および承認
管理部門
- 精算予定日、会計計上日の登録
- 締処理
- ツバイソERPへの連携
事前確認
経費精算を紐付ける先は案件、受注、制作指図が可能です。
案件に紐付けた場合は、個々の受注や制作指図のコストとしては集計されませんが、案件全体ではコストとして集計されます。
受注に紐づけた場合は、個々の制作指図のコストとしては集計されませんが、個々の受注、案件全体ではコストとして集計されます。
制作指図に紐付けると制作原価となり、制作指図が仕掛品計上されている場合は、仕掛品に含まれることになります。
経費精算の作成
経費精算オブジェクトは画面下のユーティリティから作成します。
ユーティリティはどの画面を開いていても表示されます。
表示される質問に対し、下記の通り選択します。
- 案件：葛城ECサイト構築
- 経費計上先：[経費精算用]葛城ECサイト標準システム導入支援
事前申請情報の登録
フェーズを「事前申請プロセス」に変更し、事前申請情報を登録します。
- 事前申請日：20X1/11/01
- 目的：20X1/11/7の打ち合わせのための出張
「事前申請明細」タブを開き、明細を登録します。
明細1
- 支払予定日：20X1/11/07
- 原因：（制直）旅費交通費
- 金額（税込）：34,000
- 摘要：国内出張（東京〜奈良）片道17000円×2
- メモ：なし
明細2
- 支払予定日：20X1/11/07
- 原因：（制直）旅費交通費
- 金額（税込）：8,000
- 摘要：宿泊代
- メモ：なし
明細3
- 支払予定日：20X1/11/07
- 原因：（制直）出張手当
- 金額（税込）：5,000
- 摘要：出張手当（5,000円/日）1日分
- メモ：なし
仮払申請情報の登録
「仮払申請」タブを開きます。
下記の通り登録します。
- 仮払希望日（申請）：20X1/11/04
- 仮払金額（申請）：47,000
経費の事前申請および承認
事前申請と仮払申請を登録したので、承認申請を行います。
「（経費精算）承認申請」の「次へ」をクリックします。
※仮払いの承認後に、ツバイソERPに連携し、仮払の支払管理、会計処理を行うことができます。
精算申請情報の登録
フェーズを「精算申請プロセス」に変更します。
「精算申請情報」タブを開き、下記の通り登録します。
- 精算申請日：20X1/11/08
- 詳細：出張報告XXXXXX
「精算申請明細」タブを開きます。
「事前申請明細を複写」をクリックします。事前申請に登録している明細が複写されます。
下記の通り事前申請明細との差分を編集します。
※ 事前申請明細の他に明細が増えた場合は追加します。
※ 必要に応じて明細に領収書などのファイルを添付します。
明細1
- 支払予定日：20X1/11/07
- 原因：（制直）旅費交通費
- 金額（税込）：29,840
- 摘要：国内出張（東京〜奈良）片道14920円×2
- メモ：なし
明細2
- 支払予定日：20X1/11/07
- 原因：（制直）旅費交通費
- 金額（税込）：8,000
- 摘要：宿泊代
- メモ：なし
明細3
- 支払予定日：20X1/11/07
- 原因：（制直）出張手当
- 金額（税込）：5,000
- 摘要：出張手当（5,000円/日）1日分
- メモ：なし
経費の精算申請および承認
精算申請内容が登録できたので、精算申請の承認申請を行います。
「（経費精算）承認申請」の「次へ」をクリックします。
※ フェーズが精算申請プロセスの場合、精算申請の承認申請が実行されます。
（以下、管理部門の想定オペレーションとなります）
精算予定日、会計計上日の登録
経費精算のリストビューから、「経理確認用＿精算申請」のリストビューを開きます。
連携するレコードの「精算予定日(精算)」「会計計上日(精算)」の項目を入力します。
- 精算予定日（精算）：20X1/11/11
- 会計計上日（精算）：20X1/11/11
締処理
経費精算のリストビューから、「締処理用」のリストビューを開きます。
連携するレコードの内容を確認しながら、締処理にチェックを入れていきます。
ツバイソERPへの連携
経費精算のリストビューから、「システム連携(精算申請、締処理済)」のリストビューを開きます。
※仮払の場合は「システム連携(仮払)」のリストビューを開きます。
連携するレコードを選択し、「システム連携(精算申請)」をクリックします。
選択したレコードが正しいことを確認し、「マスタコードを設定」をクリックします。
※仮払の場合はシステム連携(経費仮払)の画面になります。
マスタコードの設定が正常に完了したら、「ツバイソERP連携を実行」をクリックします。