はじめに
salesforceとGmailを連携させると、仕事の生産性がとても上がります。
この記事では、基本として押さえておきたい便利機能をシーン別に紹介しています。
全社員がこのような仕事の仕方をできるかできないかは大きな差となりますので、ぜひ活用していきましょう。
Gmail画面から通知を見る、ToDoを作成する
Gmail インテグレーション 設定方法（Gmail）を行うことで、Gmailの画面にsalesforceの画面を表示させることができます。salesforceの画面には通知やToDoが表示されていますので、「朝出勤したら受信メールのチェックとあわせてsalesforceの通知やToDoを確認」したり、「メールで送った内容に関するタスクをやり忘れることがないよう、その場でsalesforceにToDoを登録」することができて便利です。
Todoは、自分のToDoだけでなく、チームのToDoを登録することもできます。
salesforce画面のToDoタブ内の「新規」ボタンを押し、ToDoを入力、保存します。
メール作成中にメールアドレスと関連する顧客情報を自動参照する
メールの作成時やメール開封時、メールの宛先やccのアドレスがSalesforceに登録されている場合、取引先、リード、取引先責任者レコードがSalesforceの画面に自動で表示されます。
顧客情報をメール送信前に確認したり、顧客から提供された情報を追加したり、案件確度を更新したり、メール業務の流れで操作することができます。
顧客名や商品名などを差込したメールを自動作成する
定期的に開催するセミナーの案内や、見積依頼、受注確認、発注、各種申込の定型文に顧客名などツバイソPSAで持っているデータを差し込み、メールを自動作成することができます。
「メールテンプレート」をクリックして、テンプレートを選択し挿入するだけで簡単に行えます。
テンプレートがない場合は、メール文面を入力した後、「新規メールテンプレートとして保存」を選択して、テンプレートとして保存することができます。
重要メールを案件情報や取引先情報と関連付けてデータベース化する
取引上重要な内容が記載されているメール、プロジェクトメンバーや社内で共有したいメールをsalesforceのデータベースに保存することができます。業務の引き継ぎも漏れなく行うことができるため、顧客の信頼を失うこともありません。
保存は簡単で、「メールを記録」ボタンを押すだけです。メールアドレスをキーに取引先、リード、取引先責任者、商談などと関連付けて保存できます。添付ファイルを保存することもできます。
salesforceにリード、取引先責任者として登録されていない相手であれば、「Salesforceに追加」ボタンを押すことでそのまま簡単にsalesforceに登録することができます。
関連付けしたメールは、「活動」から確認することができます。
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