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はじめに
本記事は、【ツバイソ電子取引】を使用した顧客との取引（販売）に関する業務マニュアルです。
全体の流れを理解する際は、ツバイソ電子取引の概要もご一読ください。
また、ツバイソ電子取引ポータルサイトにおける顧客側の画面操作については、【ツバイソ電子取引ポータルサイト（発注メニュー）】の使い方（発注企業ご担当者様用）をご覧ください。
目次の各項目は、下図の①〜⑨と対応しています。
顧客との取引（販売）
ご発注ページ準備完了のご連絡
顧客が発注を行うための発注ページ（得意先発注EC）を作成します。
受注レコードを「契約準備中」フェーズに変更し、「電子取引準備」タブを開きます。
※「取引方法」が電子取引、「取引先責任者」が設定されている必要があります。
「（受注）得意先発注ECを作成」の「次へ」をクリックし、質問に回答していきます。
※「得意先発注予定日」を設定すると、顧客にて「発注」を実施する際に「発注日」のデフォルトとして設定されます。
「メールを送信」、「注文書をコピー・共有」の要否を選択します。
※「メールを送信する」とした場合、「取引先責任者」および「管理部門担当者」に「ご発注ページ準備完了のご連絡」のメールが送信されます。
発注
顧客担当者がツバイソ電子取引ポータルサイトにて「発注」を行います。
ご発注受付のご連絡
「発注」が正しく処理されると、システムから「ご注文受付のご連絡」が自動で顧客宛に送信されます。
注文請書送付のご連絡
顧客からの「発注」後に、受注の確定を行い、顧客へ注文請書を送付します。
受注レコードのフェーズを「契約手続き中」に変更し、「電子取引（受注確定通知）」タブを開きます。
「（受注）EC受注確定」の「次へ」をクリックします。
※「承認ステータス」が承認済み、「取引方法」が電子取引、「取引先責任者」が設定されている必要があります。
「メールを送信」、「注文請書PDFをコピー・共有」の要否を選択します。
※「メールを送信する」とした場合、「取引先責任者」および「管理部門担当者」に「注文請書送付のご連絡」のメールが送信されます。
納品書送付のご連絡
顧客へ納品ページ（納品EC）の作成および納品書の送付を行います。
この作業は、スケジュール設定した日に【自動で行う方法】と、任意のタイミングに【手動で行う方法】があります。
【自動で行う方法】
以下の条件をすべて満たしている納品は、「自動納品書メール」の項目にチェックが入り、「納品予定日」の到来日に、納品ECレコードの作成とそのリンクの通知が自動で行われます。
- 「承認ステータス」が「承認済」
- 「取引方法」が「電子取引」
- 「納品日」が設定されている
- 「納品書送付日」が設定されていない
- 「無効」にチェックが入っていない
- 「取引先責任者」または「管理部門担当者」に「メール」が設定されている
※「納品予定日」の到来日には、「取引先責任者」および「管理部門担当者」宛に「納品書送付のご連絡」のメールが送信されます。
【手動で行う方法】
納品レコードのフェーズを「納品手続き中」に変更し、「電子取引」タブを開きます。
「（納品）納品ECを作成」にて次へをクリックし、質問に回答していきます。
※「承認ステータス」が承認済み、「取引方法」が電子取引、「取引先責任者」が設定されている必要があります。
※「得意先検収日の初期値（任意）」を設定すると、顧客にて「検収」を実施する際に「検収日」のデフォルトとして設定されます。
「メールを送信」、「納品書をコピー・共有」の要否を選択します。
※「メールを送信する」とした場合、「取引先責任者」および「管理部門担当者」に「納品書送付のご連絡」のメールが送信されます。
検収
顧客担当者がツバイソ電子取引ポータルサイトにて「検収」を行います。
検収受領のご連絡
「検収」が正しく処理されると、システムから「ご検収ありがとうございました」が自動で顧客宛に送信されます。
請求書送付のご連絡
顧客へ請求ページ（請求EC）の作成および請求書の送付を行います。
この作業は、スケジュール設定した日に【自動で行う方法】と、任意のタイミングに【手動で行う方法】があります。
【自動で行う方法】
以下の条件をすべて満たしている請求は、「自動請求書メール」の項目にチェックが入り、「請求書送付予定日」の到来日に、請求ECレコードの作成とそのリンクの通知が自動で行われます。
- 「承認ステータス」が「承認済」
- 「取引方法」が「電子取引」
- 「請求書送付日」が設定されていない
- 「無効」にチェックが入っていない
- 「取引先責任者」または「管理部門担当者」に「メール」が設定されている
※「請求書送付予定日」の到来日には、「取引先責任者」および「管理部門担当者」宛に「請求書送付のご連絡」のメールが送信されます。
【手動で行う方法】
請求レコードのフェーズを「請求・回収業務中」に変更し、「電子取引」タブを開きます。
「（請求）請求ECを作成」の「次へ」をクリックし、質問に回答していきます。
※「承認ステータス」が承認済み、「取引方法」が電子取引、「取引先責任者」が設定されている必要があります。
「メールを送信」「請求書をコピー・共有」の要否を選択します。
※「メールを送信する」とした場合、「取引先責任者」および「管理部門担当者」に「請求書送付のご連絡」のメールが送信されます。
請求確認
顧客担当者がツバイソ電子取引ポータルサイトにて請求内容を確認します。