レコード間での添付ファイルの共有方法

はじめに

仕入先からは納品書がなく、請求書のみ発行され、その請求書を証憑として検収、T＆M費用レコードにファイル添付し、承認を行う場合があります。

その後、支払レコード作成時に、再度証憑として請求書をファイル添付したいことがあります。

この場合に、再度ファイルアップロードを行わなくとも、共有機能を使うことで簡単に支払レコードにファイル添付することができます。以下のメリットがありますのでぜひ活用しましょう。

• アップロードするファイルをローカルPCから探したり、既にアップロードしたファイルをダウンロードするなどの手間がない
• Salesforceでファイル検索をしたときに同じ内容のファイルが複数検索されることがない（同じファイルを何度もアップロードすると、ファイル自体は複数存在し、検索されることになる）
• ストレージの節約

方法

ここでは「支払」レコードに「検収」レコードで添付した請求書を再度ファイル共有するケースを例にします。

添付したい先のレコードの「ファイルを追加」を押します。（「ファイルをアップロード」ではありませんので注意）

検索を行うと、Salesforce内のファイルが検索されます。「検収」レコードで添付した請求書を選択して「追加」を押してください。

以下のように添付されました。

このファイルがどこに共有されているかを確認してみましょう。

ファイルを開いて、「ファイルの詳細を表示」を開いてください。

そうすると以下のように、T＆M費用レコードと支払レコードにリンクされていることがわかります。