納品/検収を締日の関係から概算計上し、後日確定計上、差額精算する場合はどうすれば良いですか？

はじめに

金額が確定しない納品、検収、T&M収益、T&M費用を会計上または請求上の締日の関係で概算計上し、後日確定金額で精算する場合があります。

この場合は、「赤黒修正」を利用して運用してください。

以下の納品の設例を参考にしてください。検収も同様ですので、読み替えてください。

設例

システム開発を請け負い、開発に必要な諸経費については実費精算という契約を結んでいたとします。実費については諸経費の提供元から実績数量を元に請求されますが、得意先への納品、請求時点の6/29では実績数量が集計・請求されておらず、確定金額がわかりません。概算金額は100,000円と見込んでいます。翌月の7/20に実費110,000円が提供先より報告・請求され、得意先とは差額を精算します。

6/29に概算の100,000円で納品を作成し、7/20にこれを-100,000円で取り消し、同日に確定した110,000円の納品を作成することで修正します。

まず、最初に、6/29に概算の100,000円で納品が作成されている状態が以下の画面です。

次に、「赤黒修正」タブから赤レコードと黒レコードを作成します。赤黒レコードは、元の概算の納品レコードの承認後に予め作成しておきます。7/20の金額確定前に赤黒レコードを作成しておくことで、精算漏れを防ぐことができるようになります。

赤黒修正により赤レコードと黒レコードが下記の通り作成されます。

赤レコード（件名に[赤]を付加しています）は概算の元納品レコードの取り消しですから、作成時点で納品日（売上計上日）も登録し、変更できないよう「締処理」の状態となり、フェーズも終了となります。

赤黒修正を行うと、元の納品レコード、赤レコード、黒レコードの全ての「赤黒修正」にチェックがつきます。これにより赤黒修正に関連するレコードを検索、フィルタすることができるようになります。

7/20に立替金が確定したら修正用の黒レコードの数量、金額、検収日（売上計上日）を登録します。これは通常の納品レコードの作成と同じです。

以下では、修正用の黒レコードの納品日は当初の6/29のままとし、検収日（売上計上日）は修正の納品が検収された7/30としています。納品日については精算の納品を行う7/20にする場合もあり得ます。自社の運用に合わせてください。

以上の結果、３つのレコードで正しい金額2,110,000円（立替金額分は110,000円）となったことが確認できます。

請求については、納品から作成することで、同じように赤黒の請求が作られることとなります。