納品書PDF、請求書PDF、注文書PDF、検収書PDF、支払通知書PDFを予定日に自動でメール送信することはできますか？

はじめに

可能です。

ツバイソPSAでは、「納品書」「請求書」「注文書」「検収書」「支払通知書」のPDFを自動作成し、その期限付きリンク（URL）を「納品予定日」「請求書送付予定日」「注文書送付予定日」「検収書送付予定日」「支払通知書送付予定日」に自動でメール送信することができます。（セキュリティのため、PPAP問題を解消するため、一定期限までしかダウンロードできないリンクを送信します。）

大量の納品書、請求書、注文書、検収書支払通知書を従業員の時間を使うことなく、漏れることなく、誤った送信先に送付することなく、正確に自動送信することができます。以下は納品書、請求書の使用例です。

使用方法

納品

納品書PDF自動送信機能は以下の条件を満たした時に起動します。

「自動納品書メール」がチェックされている
「納付書送付日」が空欄
「取引方法」が「Eメール」
設定した「納品予定日」が到来した
「納品書リンクURL」に値がセットされている

ここで、「自動納品書メール」は以下の条件を満たした時に自動でチェックがつき、満たさなくなった場合にチェックが外れます。（「納付書送付日」が空欄の時のみ機能します。カスタマイズも可能です。）

「承認ステータス」が承認済
「取引方法」が「Eメール」または「電子取引」
「無効」にチェックがついていない

「納品書リンクURL」は、標準では、「承認ステータス」が承認済となった時に自動生成され、値がセットされます。

上記の条件を満たした場合、以下を自動的に行います。（標準では毎日8:00に条件に該当する納品を抽出し、実行します。）

「取引先責任者1〜3」「管理部門担当者」にメール送信
納品書送付日に送信日を設定

メール内容は、メールテンプレート「（納品）納品書送付のご連絡（PDFリンク）」を修正することでカスタマイズすることが可能です。

エラーによりメール送信できなかった場合はエラーメッセージが一括承認者、担当者にChatter通知されます。

納品以外についても、期間収益、T＆M収益、請求、発注、検収、期間費用、T＆M費用、支払オブジェクトに同様の機能があります。基本的に同じ仕様ですので、上記の説明の名称を読み替えて下さい。

設定（共通）

取引先関連情報

「取引先」ごとに「取引先関連情報」の「取引方法」に「Eメール」を設定してください。

「取引方法」は「取引先」に関連する「取引先関連情報」の設定が初期値として「受注」「発注」に設定されます。初期値ですので、変更することが可能です。

「受注」で設定した「取引方法」が「納品」「期間収益」「T＆M収益」「請求」に、「発注」で設定した「取引方法」が「検収」「期間費用」「T＆M費用」「支払」に転記されます。転記された値は、各レコードで変更することが可能です。

差出人メールアドレスの設定

メール毎の差出人メールアドレスの設定を行います。

まず、差出人メールアドレスとして使用したいメールアドレスを登録します。

[設定]から「組織のアドレス」を開いて、「追加」を押下し、以下を設定してください。設定したメールアドレスに認証のためのメールが届きますので、URLをクリックして認証してください。

表示名（送信者名）
メールアドレス（送信者のメールアドレス）
目的（「ユーザ選択」を選択）

次に、[設定]から「メールアラート」を開いて、該当のメールアラートを開いてください。

以下がオブジェクトごとのメールアラートです。

（納品）納品書送付のご連絡（PDFリンク、差出人：システム）
（期間収益）納品書送付のご連絡（PDFリンク、差出人：システム）
（T＆M収益）納品書送付のご連絡（PDFリンク、差出人：システム）
（請求）請求書送付のご連絡（PDFリンク、差出人：システム）
（発注）注文書送付のご連絡（PDFリンク、差出人：システム）
（検収）検収書送付のご連絡（PDFリンク、差出人：システム
（期間費用）検収書送付のご連絡（PDFリンク、差出人：システム）
（T＆M費用）検収書送付のご連絡（PDFリンク、差出人：システム）
（支払）支払通知書送付のご連絡（PDFリンク、差出人：システム）

「差出人メールアドレス」に先ほど設定した組織のメールアドレスを選択してください。

送信メールのCC設定

必要に応じて送信メールのCCを設定することができます。

「追加のメール」に任意のメールアドレスを設定することで、送信メールの確認を行うことができます。

エラー文例

Probably Limit Exceeded or 0 recipients

送信先が一つも存在しない場合に発生します。「取引先責任者」「管理部門担当者」が設定されていない、設定されていてもメールアドレスが設定されていないかを確認してください。