【PSA】受注（発注）：契約自動更新機能の使用方法

概要

この機能を利用することで、受注（または、発注）レコードに設定した「契約更新手続き開始日」が到来した際に、更新用の新しい受注レコードを自動で作成することができます。

自動更新の前提条件

本機能で受注（または、発注）レコードが自動作成されるには、作成元のレコードが以下の条件をすべて満たしている必要があります。

• 「契約自動更新」にチェックが入っている 
• 「契約更新手続き開始日」が登録されている 
• 「承認ステータス」が「承認済」である 
• 「無効」にチェックが入っていない 
• 「契約更新受注作成済」、または「契約更新発注作成済」にチェックが入っていない

使用方法

受注レコードの契約を自動で更新する際の設定方法を例にご紹介します。

1. 受注レコードの「契約準備中」フェーズ > 「ステップ」 > 「契約情報」タブを開き、契約更新に関する項目を設定します。
   「契約自動更新」：契約の自動更新を行うため、この項目にチェックを入れます。
   「契約更新手続き開始日」：更新用の新しい受注レコードを自動作成したい日付を設定します。
   
2. 契約情報の入力が完了したら、社内の承認プロセスを経て「承認ステータス」を「承認済」に更新します。
   
3. 手順1で設定した「契約更新手続き開始日」を迎えると、契約自動更新機能により、新しい受注レコードが自動的に作成され、「関連タブ」に表示されます。
   
   ［新規受注レコード］
   新しく作成された受注レコードには、元の受注レコードが「受注（原始契約）」として関連付けられ、基本情報が転記されます。
   
   ［原始契約レコード］
   元の受注レコードでは、契約自動更新が実行されると、「契約更新受注作成済」項目にチェックが入ります。 これにより、同一の契約から更新用の受注レコードが二重作成されることを防止します。