【PSA】組織変更時の部門マスタ・社員部門マスタの運用方法

概要

組織変更に伴い、「部門マスタ」や「社員部門マスタ」を更新する際の推奨される設定手順と、既存レコードへの影響を最小限に抑える運用方法について説明します。  

設定方法

組織変更にあたっては、以下の3つのステップでマスタを整備します。

1. 新しい部門・社員部門マスタの作成

設定＞オブジェクトマネージャから、以下のマスタを新体制に合わせて作成します。

• 部門マスタ： 新組織の部門を作成し、有効期間（開始日）を設定します。
• 社員部門マスタ： 社員マスタ × 新しい部門マスタの組み合わせでレコードを新規作成します。
• ポイント： 部門責任者となる社員には、必ず 「部門責任者」 にチェックを入れてください。これが未設定だと承認プロセスが開始できません。

2. 旧マスタの期間終了設定

旧体制の部門マスタ、社員部門マスタが、新体制の開始日以降に選択されないよう制御します。

• 旧体制の部門マスタ、社員部門マスタの 「終了日」 に、終了する日付を入力します。
• 運用アイデア： 1ヶ月程度の「移行期間（新旧両方のマスタが有効な期間）」を設けることで、旧体制で起票された未申請レコードの承認エラーを一時的に防ぐことが可能です。

3. レコードの担当者付け替え

未申請レコードの場合

組織変更をまたいで申請を行うレコードは、参照先を新組織のマスタへ更新する必要があります。

• レコード編集画面で、「担当者」 項目を新しい期間の社員部門マスタ（新部門＋新期間）に選び直し、保存した上で申請を行います。

申請中・承認済レコードの場合

すでに「申請中」や「承認済」となっているレコードの担当者や部門を新組織に合わせて変更したい場合は、以下の手順で対応します。
※この操作は、「〇〇（一括承認）」権限セット（例：「受注（一括承認）」）を持つユーザー、またはシステム管理者ユーザーで実行可能です。

1. 対象レコードを開き、「作成中に戻す」 にチェックを入れて保存します。
• これにより承認ロックが解除され、編集可能になります。
2. 「担当者」「部門」を新組織のマスタへ更新し、内容を確認した上で再度承認申請を行います。
• 注意： 内部統制の観点から、変更理由はコメント欄等に記録しておくことを推奨します。