ToDoの活用方法とホウレンソウ（報告・連絡・相談）の自動化

はじめに

ToDoは、自分の仕事の管理だけでなくチームワークにも役立ちます。特にマネジメントする立場の方は、チームメンバーへの仕事の依頼にToDoを活用してみてください。依頼された側も依頼した側も管理が楽になります。

ToDoは、ホーム画面に配置したり、アラーム設定により毎日PSAを開いたときに通知させることもできます。

ツバイソPSAには、Salesforceの標準のToDoの機能に加えて、以下のホウレンソウ（報告・連絡・相談）の自動化機能でチームワークをアシストします。

• ToDoの依頼者への自動完了報告機能
• 期日までに完了しなかったToDoの依頼者への自動報告機能

ToDoの作成方法

ToDoは色々な作成方法がありますが、主に以下の３つの方法があります。

メニュー

ここから開くToDoで、自分、組織（アクセス権限によります）のToDo一覧を見ることができます。

グローバルアクション

どの画面を開いていてもアクセスできるため、いつでもToDoを新規作することができます。

お気に入りに登録

お気に入りにToDoのリストビュー「進行中のToDo」と「代理ToDo」を登録しておくと便利です。「進行中のToDo」は自分の未完了のToDo一覧、「代理ToDo」は依頼したToDo一覧が表示されます。

レコードの活動

開いているレコードに関連づけられToDoが作成されます。

割り当て先

ToDoは個人に対してもグループに対しても行うことができます。ツバイソPSAでは、部門ごとにグループが自動作成されますので、管理部や営業１課などの部門に割り当てることができます。

依頼したToDoの管理

自動完了報告

ToDoが完了したら、ToDoの依頼者（ToDo作成者）に完了報告のChatter通知がされます。依頼者は、自分が依頼した仕事の完了をリアルタイムに知ることができます。感謝と喜びを伝えましょう。

（「定期的なToDoを作成」機能を使って作成したToDoは仕様上、本機能の対象外です。）

期限までに完了しなかった場合の報告・相談

ToDoが期限までに完了しなかった場合は、ToDoの依頼者（ToDo作成者）に完了できなかったことがChatter通知されます。依頼者は、自分が依頼した仕事がどうなったかをヤキモキしながら待たなくてもすみます。再度、ToDoの内容と期限を調整してリカバーしましょう。

（「定期的なToDoを作成」機能を使って作成したToDoは仕様上、本機能の対象外です。）

設定（システム管理者向け）

ToDoの「フィード追跡の有効化」にチェックする必要があります。ToDoのChatterを使ってコミュニケーションを行っているためです。

カスタマイズ方法（システム管理者向け）

この機能は、以下の二つの「フロー」で行われています。

• ToDo完了Chatter
• ToDo期日未完了Chatter

上記のフローはテンプレートでカスタマイズできるようにしていますので、この機能のOn, Off、カスタマイズは自社に合わせて行ってください。

システム管理者のみ行えます。