東POS株式会社に発注したPOSレジ機器が納品されたので、【検収】しましょう。
発注後すぐに「検収」を作成しておくことで、事前に検収すべきものを漏れなく一覧にして、担当者にToDoとして割り当てておくこともできます。
これまで、「見積」、「受注」、「発注」を見てきましたが、いずれもフェーズに「計画」があったことを思い出してください。これまでの業務システムは「業務を行うとき」または「行なった後」に登録していましたが、「ツバイソ」は「計画」から登録することで仕事が漏れないように、組織的に予定の管理を行うという発想で作られています。ぜひこのような仕事の仕方を検討してください。
また、この計画時点の数字を使って管理会計上、未来の原価の発生予定日、予定金額も計算しています。
※【省略可】マークがある項目はチュートリアルを行うにあたって省略可能です。
先ほど作成した「発注」の「フェーズ」を「調達業務中」に変更します。
「検収」タブを開き、「次へ」をクリックします。
下記の通り、各項目を入力して「検収を作成」を押します。
「次へ」を押すと作成した検収レコードが開きます。
上記では手動で検収レコードを作成しましたが、ツバイソPSAでは発注の承認後自動的に検収レコードを作成する機能があります。
発注レコードを開き、承認情報セクションにある「承認後自動作成（検収・期間費用・T＆M費用）」にチェックが入っている場合、承認後に検収や期間費用、T＆M費用レコードが自動作成されます。
今、画面に「検収」が開いていることを確認してください。左上の「A-XXXXXX-XXXX」上に「検収」が表示されていればOKです。だんだん慣れてきましたね。
「発注」から「検収」を作成すると、基本情報と検収計画が登録された状態で、フェーズは「検収計画」になっていると思いますので、登録内容の確認を行ってください。必要に応じて編集することもできます。
次に「明細」タブを開いて、発注の「明細」が転記されていることを確認しましょう。
ここに転記される「発注明細」は、「商品・サービス」のマスタで「費用認識の方法」が「検収」となっているものです。下の画像で、「検収」と表示されていることを確認してください。
今回、東POS株式会社へは「ライセンス」も発注しましたが、「費用認識の方法」が「期間費用」であるため「検収」には転記されていません。「ライセンス」の期間費用の計上については後で行います。
フェーズを「検収準備中」に変更します。
「ステップ」タブが選択されていることを確認して、各項目を入力します。
「検収書」タブが選択されていることを確認して、各項目を入力します。
次に、画面右側の「検収書(押印無)」ボタンを押します。
検収書PDFをダウンロードするか、そのまま開きます。
帳票上の印影画像は、承認済みの場合のみ表示され、未承認の状態では表示されません。
「承認プロセス」フェーズに移動し、「承認ステータス」を「承認済」に変更すると、ボタン名が「検収書(押印有)」に変わります。
「検収書(押印有)」ボタンを押すと、押印された提出用の検収書を出力することができます。
※実際には、「承認ステータス」の変更は、承認プロセスによって自動的に行い、一般ユーザは手動で変更できないように設定します。
また、以下のオブジェクトにて以下の書類を自動送付することができます。
「検収」のリストビューを開きます。
次に「締処理用」リストビューを選択してください。
締処理対象のレコードが表示されます。
「検収日（仕入経費計上日）」が空欄の場合は「締処理用」リストビューに表示されません。
内容の確認を行い、「締処理」のチェックボックスにチェックを入れ、「保存」ボタンを押します。
※「締め」にチェックを入れると、「ツバイソロック（締め）」にチェックが入り、各項目の編集ができないよう制御されます。