はじめに
ツバイソPSAにおける最重要マスタの一つが商品・サービスマスタです。
ツバイソPSAの商品・サービスマスタは、売上プロセスだけでなく、調達プロセス、制作プロセスで使用する商品・サービスを管理し、契約、会計、データ集計・分析、自動化の基盤となる重要なオブジェクトです。詳細は、【商品・サービス】を参考にしてください。
旧システムの商品マスタをツバイソPSAの商品・サービスへのデータ移行は、２段階で行うことをお勧めします。
- 商品マスタの基本情報をインポートする
- エクセルライクにリスト操作（コピペ、オートフィル）できるRaySheetで一括編集する
ツバイソPSAの【商品・サービス】は会計、税務、分析、単位などの様々な周辺マスタと関連付いています。これをスプレッドシートで正しく整えるのは負担が大きいので、それは2の方法でPSA内で整合性を保ちながら編集します。
早速行いましょう。
商品マスタの基本情報をインポート
商品データの準備
商品・サービスフォーマット.csv(文字コードはUTF-8です。)をインポートします。以下を参考にデータを作成してください。
- 商品・サービスフォーマットの項目のうち、必須項目は「商品・サービス名」「マスタ種別」です。
- 「マスタ種別」はインポート時は「Normal」固定で構いません。
- 項目名が正しければ並び順は商品・サービスフォーマット通りでなくても構いません。
続いて、ツバイソPSAの【商品・サービス】を開いてください。
次に、「インポート」を押してください。インポートウィザードが開きます。
システム管理者であればインポートを行えますが、必要な権限はインポートでレコードを追加・更新する方法を参考にしてください。
新規レコードを追加を選択してください。
「レコードをどのように処理しますか？」は設定しなくて構いません。
CSVファイルを選択して「次へ」を押します。
以下の画面が表示されますので、項目の対応付けが正しいことを確認して「次へ」を押してください。
画面の案内に従ってインポートを行なってください。
一括データ読み込みジョブで「レコードの失敗」が0となっていれば成功です。失敗している場合は「結果を表示」で処理結果をダウンロードして、内容を確認してください。エラー内容の修正を行い、再度インポートを行います。
リストビューで確認
再度、【商品・サービス】のリストビュー「01基本情報」を開いてください。
取引先データがインポートされていることを確認してください。最終更新日で並び替えるとわかりやすいです。
エクセルライクにリスト操作（コピペ、オートフィル）できるRaySheetで一括編集する
Salesforce AppExchangeアプリのRaySheetを利用すると、リストビューをエクセルと同じような操作感でまとめて編集できるので便利です。
手元のエクセルからコピー＆ペーストしたり、オートフィルを使ったりなど、いつものエクセルの操作感でまとめてデータを処理することができます。
インストール方法
RaySheetのインストールはオンラインヘルプのインストールの手順に従って行なってください。無料トライアルも用意されています。Sandboxにもインストールすることが可能です。
商品・サービス更新の準備
「フォルダを追加」で「商品・サービス」などの名前でフォルダを作成してください。
「Salesforceのビューをインポート」を選択し、「商品・サービス」を検索、選択してください。
リストビューをチェックしてOKを押すと、それぞれのビューのスプレッドシートが出来上がります。
後はシートを切り替えながらいつものエクセルのように操作して、データを編集してください。
エクスポートして、エクセル等で関数を使ってデータを加工し、コピー＆ペーストが簡単です。
インポートデータ用フォーマット
(文字コードはUTF-8です。)