はじめに

ここでは代理承認の運用方法について説明します。

承認権者は職務権限規程によって定められ、これをツバイソPSAの承認プロセス、部門マスタ、社員部門マスタ、案件責任者の設定に反映して運用します。

ツバイソPSAを使った承認は、時間と場所を選ばず、またモバイルでも行うことができるため、紙を使った承認とは異なり、職務権限規程に定められた承認権者本人による承認が行いやすくなります。

しかし、実務上は、承認権者が一定期間休暇を取るなど、承認を行うことができない場合も生じます。

ツバイソPSAでは、内部統制を確保しながら、代理承認を柔軟に行うことができます。以下ご紹介します。

※代理承認機能を使用するためには別途システム設定が必要となります。

代理承認機能を使用するためのシステム設定

システム管理者で[設定][オブジェクトマネージャ]の[ユーザ]を開いてください。

下図を参考に、[ユーザプロファイルページレイアウト]にて、「代理承認者の設定」セクションを作成し、項目を配置してください。

以上でシステム設定は完了です。それでは、以下、代理承認の運用を見ていきましょう。

まず、本来の承認権者が代理承認者を設定する方法を確認しましょう。

今回は、加藤さんが佐藤さんを代理承認者として設定する例を見てみましょう。

加藤さんで代理ログインし、画面右上のプロファイルのアイコンを押し、ユーザ名を押してください。

編集ボタンを押してください。

今回、加藤さんは年末年始に長期休暇を取ることになったので、編集画面で以下のように設定し、保存ボタンを押してください。

この設定を行なっている現在は、12/5の想定です。将来の予定を入力しています。

これにより、12/19の7:00に佐藤さんが加藤さんの代理承認者として自動設定され、佐藤さんにその旨通知されます。また、1/6の18:00に佐藤さんは代理承認者から自動的に解除されます。

佐藤さんにおける代理承認の運用は後ほど一緒にみましょう。

今日が、12/19になってしまい、すぐに佐藤さんに代理承認者を設定する場合は、「代理承認者設定を即時適用」をチェックして保存することで、即時に代理承認者とすることができます。

代理承認者適用終了日時には予定日を設定しておいてください。

保存後の画面で、「現在設定されている代理承認者」に佐藤さんが正しく設定されていることを確認しましょう。これで代理承認者の設定は完了です。佐藤さんに感謝しながらゆっくり休暇を過ごしましょう。

以下の例は、中谷さん→加藤さん→佐藤さんという通常の承認プロセスです。今回、加藤さんが佐藤さんを代理承認者として設定しました。上長の佐藤さん以外を代理承認者に設定することも可能です。

まず、申請者の中谷さんが承認申請をすると加藤さんが承認者として割り当てられ、加藤さんに通知が届くところまでは通常の承認プロセスと同じです。

加藤さんの代理承認者の佐藤さんで代理ログインしてみると、まず、加藤さんから代理承認者として設定された通知が届きます。

その後、中谷さんが承認申請をした際に、加藤さんに承認申請が通知されるとともに、佐藤さんにも通知が届きます。この承認申請に対して加藤さんと同様に佐藤さんも承認を行うことができます。

加藤さんに割り当てられていますが、佐藤さんが代理承認することが可能です。

佐藤さんが承認すると、承認者には佐藤さんが記録されます。

（この例では、加藤さんの上位組織の責任者が佐藤さんのため、佐藤さんが承認後、上位組織としての佐藤さんに次の承認者として割り当てられています。）

通常の「未承認申請」のリストビューには代理承認可能な承認申請の一覧は表示されません。

代理承認可能な承認申請一覧は、「代理承認申請一覧」というレポートで確認することができます。

以下は、佐藤さんの代理承認申請一覧です。加藤さんが承認者に割り当てられている承認プロセスを確認することができます。

代理承認者となる立場のユーザは、このレポートをお気に入りに登録しておくことをお勧めします。