はじめに
ここでは「受注」を例に承認プロセスを行ってみましょう。
承認ルートは以下の通り３段階です。
- 営業一課 中谷みゆき（申請者）
- 営業一課長 加藤康介
- 営業部長 佐藤藤吉
承認ルートは申請者の所属部門の責任者、上位部門の責任者というように、【社員部門マスタ】と【部門マスタ】の設定に従って自動的に設定されます。
ツバイソPSAの承認ルート自動設定機能には２種類の「承認モード」が用意されています。一つは、上記の部門マスタで設定された組織構造によって自動設定される「部門承認」です。もう一つは、案件責任者が自動設定される「案件承認」です。今回は、「案件承認」で行ってみましょう。
機能の詳細は、【ツバイソPSA承認フロー】のカスタマイズ方法を参照してください。
承認申請
サンプルの受注レコードを開く
今回は中谷みゆきが申請するので、中谷みゆきで代理ログインして、受注「（承認プロセスチュートリアル用）」を開きます。
「業務メニュー」の「売上プロセス」セクションにある「受注」を押してください。
受注の「すべて選択」リストビューが開いていることを確認し、件名「（承認プロセスチュートリアル用）」のレコードを開いてください。
フェーズ：承認プロセス
フェーズが「承認プロセス」であることを確認し、ステップタブを開きます。
「担当者」、「部門」を確認し、「次へ」を押してください。
（発展）
「中谷みゆき」本人が受注レコードの内容を入力し申請する通常の方法の他に、「中谷みゆき」の代理で受注レコードを作成する場合があります。代理で受注レコードを作成した場合は、設定で代理申請ができる場合は、「中谷みゆき」として代理申請することができます。代理申請時に中谷みゆきにChatter通知がされます。
代理申請を不可とした設定の場合は、中谷みゆきに申請するよう依頼するChatter通知がなされます。代理申請の実務は紙による申請の場合に業務を止めないための運用回避ですから、ツバイソPSAでリアルタイムにコミュニケーションを行える環境では、「中谷みゆき」本人が申請することが推奨運用です。受注レコードの作成自体はアシスタントに支援してもらうとしても、内容確認と申請は原則通り本人の責任のもと申請するのが良いでしょう。
承認申請時に必要に応じてコメントを付すことができます。コメントは承認履歴として残ります。
承認申請が完了後、次の承認者として「加藤康介」が自動設定されます。
承認
通知
次の承認者である加藤康介さんに代理ログインしてください。
加藤さんにメール（メールアドレスを設定している場合）とベルマークの通知がされていることを確認することができます。
「承認申請」のタブから承認すべき申請を一覧で確認することもできます。
承認申請の画面を開くと以下のような画面になります。
内容を確認し、承認または却下を行います。
今回は承認しましょう。必要に応じてコメントを記載します。
※承認プロセスをカスタマイズする事で、ここ（承認ページレイアウト）に表示する項目を変更することもできます。
「加藤康介」が承認した受注レコードでは、次の承認者として「佐藤藤吉」が自動設定されます。
「佐藤藤吉」にメール＆通知がされ、承認プロセスが進みます。これまでと同じ要領で承認していきましょう。
最終承認者の「佐藤藤吉」の承認後は以下のようになります。
Chatterにはこれまでの履歴が投稿されます。
却下申請をできるか否かはカスタマイズすることができますが、デフォルト設定では却下申請が可能となっています。承認後に取り消しや変更がある場合は再度却下のための申請を行います。
これまでの承認履歴も記録されます。
承認後は、申請者の「中谷みゆき」に最終承認されたことのメール＆通知がされます。
ツバイソロック
「承認ステータス」が承認済となるとツバイソ独自のレコードロックが行われます。Salesforceのレコードロックとの違いは、Salesforceのレコードロックが全ての項目が一律変更不可になるのに対して、ツバイソロックは、特定の承認対象項目、例えば承認後も変更する「フェーズ」や契約書のやり取りを記録する「契約書送付日」など、後プロセスで使用する項目はロックせず、それ以外の項目をロックすることができます。さらに、別途「締処理」を行うことで２段階でレコードがロックされます。ツバイソロックはロックする項目をカスタマイズすることもできます。
承認後にロック対象項目を変更しようとすると以下のようなアラートが表示されます。
以上が、ツバイソPSAの承認プロセスとなります。上記見てきたように承認までのプロセスは適切に履歴が記録され、却下、再申請も柔軟に行えますので、これまでの基幹システムのように、根回し、下話をシステム外で行って、清書としてシステムに承認申請するのではなく、担当者の責務を果たして却下、再申請もコミュニケーションの一部とした前提で承認申請を行う、あるべき運用を推奨します。現実の仕事と同様、未確定情報含めてツバイソPSA上で仕事を行うことで業務のデジタル化、DXとなります。