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ツバイソPSAとは
ツバイソPSA(Tsubaiso Professional Service Automation)は、モノだけでなく、きめ細かなサービスを事業として提供する組織の企業活動全体をデジタル化、自動化し、管理会計によって現在と将来の見える化をします。
PSA（プロフェッショナル・サービス・オートメーション）は、業務アプリケーションのジャンルの１つで、近年のモノがサービス化され、業種に関わらずサービスの重要性が増していること、サービス業においても複雑なプロジェクト管理（制作プロセス）が差別化の観点で重要となってきていることから海外を中心に注目されています。
ツバイソPSAには、以下の組織経営に必要な機能一式が備わっています。
ツバイソPSAは、【ツバイソERP】とAPI結合することにより、債権債務管理、財務会計、管理会計を統合管理することができます。
概要と特徴のまとめ動画
RobotERPツバイソは、カバーしている業務が広く、多くの便利な機能が実装されています。
最初のお打ち合わせ時にご説明している、以下の製品全体の概要と特徴を動画にまとめて解説しております。
- 製品、システム構成
- 導入により実現できること
- 業務プロセス別の機能概要
- 特徴のまとめ
特徴
ツバイソPSAの目的は、上記の通り、モノだけでなく、きめ細かなサービスを提供する組織の企業活動全体をデジタル化、自動化し、管理会計によって現在と将来の見える化をすることです。
これを実現するためには、「業務プロセス志向」、「データ活用」、「拡張性」の3つの特徴（特性）が重要だと考えています。これらの特徴（特性）により、デジタルのメリット（低コスト、リアルタイム性、自動化、正確性、柔軟性、拡張性、データ活用、コミュニケーション強化など）を得ることができるようになります。
多くの企業で下図のような課題がありますが、その原因は、利用しているシステムに上記の特性「業務プロセス志向」、「データ活用」、「拡張性」が不足していることが考えられます。
よくある課題
つながるERPのレバレッジ効果
網羅性、正確性、正当性、リアルタイム性が担保された信頼できる構造化データを持つ基幹システムが外部システムとのハブとなり、低コストで外部連携することにより、自動化、機能強化、データ活用が可能となり、生産性向上のレバレッジが働きます。
連携の容易性、拡張性、エコシステム、セキュリティの観点に優れたセールスフォースプラットフォームを含むERPパッケージとしています。
- 当社及び顧客の連携事例となります。
- 商標およびロゴマークに関する権利は、個々の権利の所有者に帰属します。
業務プロセス志向
業務プロセス志向の統合基幹システムとは、業務プロセスの標準化を行い、業務プロセスにおける「実行者」と「業務」と「データ」の組み合わせを定義し、これを漏れなく、ダブりなく「データ構造として表現」し、「自動化」「分業化」「データ活用」などの支援を行う業務システムをいいます。
業務ごとに設計されたデータ構造とし、業務間のデータの関連性を持たせることで、システムの柔軟性、拡張性を維持することができるようになり、会社、事業に合わせた自動化を行えるようになります。また、業務ごとのデータ構造とすることで、社内・社外のアクセス権限を制御できるようになり、分業化とデータ活用ができるようになります。さらに、業務プロセスが明確になることにより、業務ごとに具体的なデータと関連付けて関係者と生産性の高いコミュニケーション（参考：エンドユーザ向け生産性UPノウハウ集）が行えるようにもなります。
業務プロセス志向の対比として帳票作成志向の業務システムがあります。これは、見積書、注文書、請求書、納品書などの帳票を効率的に作成することを目的とした、また、この延長線上で機能拡張した業務システムをいいます。各帳票を出力する直前に確定情報を入力します。一時点で多くの入力を正確に行う必要があることから、情報源を持っている担当者ではなく、事務担当者がまとめて入力することも多いです。
既存取引先との経常取引、かつ、引き合いから帳票作成までの期間が短く、内容が単純な場合は上記の管理でも良いですが、新規取引先や複雑なサービスの取引の場合は、帳票作成に必要な情報は少しずつ、時間の経過に従って揃っていきます。そのため、システムにデータ登録して帳票作成するまでの間は、情報源を持っている担当者は本人の頭の中、別システム、エクセル、メモ、メール、紙を使ってまとめることになります。最終的に帳票を作成するタイミングで、担当者が、または業務に慣れた事務担当者に情報の断片で帳票作成を依頼し、事務担当者が必要な情報を集めて帳票を作成します。これにより、「システム、データがバラバラ」、「属人化」が進みます。
これに対して、業務プロセス志向の業務システムは、例えば見積業務を「見積書の作成」とは捉えずに、引き合い、商談があり、見積書を提出する計画を作り、協力会社からの見積を集めて原価を見積もり、社内の工数を見積り、見積書を作成し、承認を得て、提出し、採用不採用の管理を行い、受注プロセスへつなげていく一連のプロセスとして捉えます。そして、これらの業務で必要なデータをシステム上で保有し、そのデータを活用して業務支援、自動化します。具体的には、【見積】の使い方のように、「フェーズ」と「ステップ」に分けて、職務権限別にその時に必要な情報だけを表示、編集できるようにし、マニュアルを見なくても誰でも分業して業務が行えるようにします。
これを実現するためには、見積プロセスをさらに細かく、フェーズ単位で業務・タスクを定義し、フェーズ単位で必要に応じて情報を確定、ロックし、役割別に情報のアクセス権限（閲覧、編集権限）を制御することが必要です。システムには、どの会社にも適用できる論理的で体系化された業務プロセス設計が事前になされ、かつ、ユーザごとの違いをカスタマイズできる柔軟性、拡張性が求められます。
なお、ツバイソPSAの標準業務プロセスの概要は下図の通りです。また具体的なビジネスモデル別の業務プロセスパターンは、収益認識基準に対応した業務プロセスのDXパターンを参考にしてください。
業務・機能関連図
また、例えば見積業務プロセスでは、見積書を作成する一個人だけではなく、顧客、仕入先、案件に関わるメンバー、制作部門、調達部門、管理部門、案件責任者とのスムーズなコラボレーションが必要です。これを行うためにも業務プロセス別にアクセス権限を分けてデータを構造的に保持し、業務プロセスとデータに関連付けて承認プロセス、コミュニケーション（チャット、メール、ファイル、メモ、予定、ToDo）を行える必要があります。
このような観点から、業務プロセス志向は、近年のキーワードであるDXや昔からあるオペレーショナル・エクセレンス戦略と親和性が高い考え方といえます。
日常業務のデジタル化と基幹システムとの統合
これらは、実際にシステムを使うエンドユーザ各人が使いこなすことで、全社的に大きな効果を発揮することができます。エンドユーザ向け生産性UPノウハウ集に具体的な方法をまとめていますので、全社員への共有、展開にご活用ください。
データ活用
業務プロセス志向のERPは、「業務プロセス」の「業務」毎に構造化されたデータが蓄積されます。企業活動は「業務」の集まりですから、適切な業務に分解され、一連のプロセスとして互いにリンクされた構造化データは非常に扱いやすいものとなります。
一方、せっかくデジタル化しても、データへの適切なアクセス権限を設定できなければそのデータは扱いにくく、活用することができません。例えばスマホに入っている特定の情報を渡すために、スマホを丸ごと、全ての情報にアクセスできる状態でしか渡せないとなると、結局その特定の情報を手作業で取り出して渡さなければならず、不便なのと同じです。「業務プロセス」の「業務」毎に構造化されたデータはアクセス権限を設定しやすいデータとなり、データ活用を行えるようになります。
データ活用の一番のメリットは、キーワード検索です。Google検索のように、一箇所からキーワード数語で検索すれば、日々の業務で蓄積した自社内の構造化されたアクセス権限があるデータを取り出す、再利用することができるのです。このメリットは非常に大きいです。
もちろんデータを組み合わせて、管理会計や社員、部門のKPI測定、判断、予測、顧客データの活用、商品データの分析、業務の漏れ・不正・誤りのチェックなどが柔軟に行えること、社内で共通のデータを前提としたコミュニケーションが行えることもメリットです。この辺りはデータが貯まれば貯まるほど価値を発揮します。早く構造化データを貯め始めることが重要と言えます。
さらに、デジタル化しているからこそ行えるツバイソ電子取引も大きなコストダウンにつながり、大きなメリットがあります。
ここで電子取引は、社外の独立した企業間でのデータの連携ですから、まさに後述する疎結合であり、そのためには適切な粒度（見積、受注、発注、納品、検収、請求、支払、取引先、商品など）が構造化されたデータとなっている必要があります。またこれはアクセス権限（セキュリティ）の観点からも社内よりも厳密です。従って、設計レベルで業務プロセス志向となっていない業務システムでは、電子取引を行うことはできません。（無理に行うとパッチワークの塊で、例外処理だらけのシステムとなり、いずれ崩壊します。）
電子取引
一方、帳票作成志向のシステムによって作られるデータは、全ての業務プロセスと業務を網羅していないこと、本来分離すべき業務が帳票作成を目的として渾然一体となっていることなどにより、扱いにくい場合が多いです。
今お使いの業務システムで「データが扱いにくい」、「分析しにくい」、「欲しい情報がとれない」という課題を感じる場合は、帳票作成志向のシステムが原因となっている可能性が高いです。
今お使いのシステムのデータ活用がしやすいかを評価する方法は以下の手順で簡単に行うことができます。
- 「5. ツバイソPSAシステム全体図」に記載している業務プロセスと業務をご覧ください
- 今のシステムが、図で四角囲みされている各業務（見積、受注、納品、請求、入金、売上など）ごとに業務で必要なデータ一式を一覧で取得できるかを確認してください
ポイントは、業務に漏れがないことと、混ざっていないことです。意外と「受注」や「納品」が存在しないこともあります。ちなみに、納品と請求と売上は混ざってはいけません。実施する人・部門、タイミングが異なること、内部統制の観点から職務分掌を分ける必要があるからです。「制作指図」（製造業では「製造指図」、プロジェクト系のビジネスでは「実行予算」など）は存在しないことが多いです。システムによっては、「商品マスタ」「取引先マスタ」が不十分ということもあります。「与信管理」や「反社チェック」も販売プロセスに必要な業務です。この辺りは、収益認識基準に対応した業務プロセスのDXパターンが具体的な参考になると思います。
さらに、業務は互いに繋がっていますので、例えば「納品に関するデータ」が案件、見積、受注、制作指図、商品、部門、セグメントをたどれる必要があります。業務を漏れなくデータベース化し、業務毎に適切に分解し、互いに関連づけることが「データ活用」のポイントになります。
拡張性
業務プロセス志向の統合基幹システムの対象範囲は広く、企業活動全般にわたります。したがって、パッケージ型の統合基幹システム（ERPパッケージ）は、様々なビジネスモデルに対応できる汎用性の高い設計、データ構造となっている必要があります。また、自社の経営環境（ビジネスモデル、規模、管理レベル、法制度など）の変化に合わせて選択できる標準機能が揃っている必要があります。
また、必要に応じて自社の固有性、利便性に合わせて項目追加、レイアウト修正、機能追加を行えることも大事です。ただし、カスタマイズは、以下を参考に注意して行う必要があります。
カスタマイズを行う場合のERPパッケージ選定の注意点
ERPパッケージのカスタマイズは、小さい規模で済ませることが重要です。以下のいずれも満たす場合は、カスタマイズ規模が小さいと言えます。
-
マスタやデータ構造を追加・変更せずに機能追加（アドオン）できる。
- カスタマイズのベースとなるマスタ、データ構造（オブジェクト/テーブル）がパッケージに存在する。
- 項目の追加は可。
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パッケージの既存機能をベースに開発内容、仕様を説明することができ、ユーザーがこれを理解できる。
- 追加したい機能のベースがパッケージに既に存在し、ゼロベースの開発ではない。
カスタマイズ規模が大きい場合（上記を満たさない場合）、以下のリスクがあります。これらのリスクは高い確率で顕在化し、その影響は大きいため、選択肢がない場合を除き通常はそのようなERPパッケージは選定すべきではありません。
- システムが完成しないリスク。
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開発コストと期間の増大リスク。
- 通常、要件定義でコストを再見積する契約となります。規模が大きい場合、上振れする可能性が高いです。コスト負担ができない場合は当初想定した要件を諦める必要があります。
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運用開始後に修正が必要な場合、同程度の開発コストと期間が必要となるリスク。
- 規模の大きなカスタマイズの場合は、小さな修正であっても事前の影響調査・設計に時間をかけ、開発時のテストケースをパスさせる必要があり、ユーザにおいても運用テストに時間をかける必要があります。
- 委託先のリソースに依存するリスク。
- カスタマイズしたパッケージの追加開発、修正は当初の委託先でしか行えません。規模の大きな開発は誰でも行えないこと、リソース確保が必要なことから、コスト、期間ともに委託先に依存することになります。
- バージョンアップできないリスク。
- カスタマイズを行った会社がパッケージメーカーと異なる場合、開発会社はバージョンごとにコードレベルで差異を把握することはできません。そのため、バージョンアップによるカスタマイズへの影響が読めないため、バージョンアップが非常に困難、または不可能となります。バージョンアップができない場合、法制度対応や自社で有用な新機能が新バージョンで対応されたとしても、自社開発する必要があります。
大きなカスタマイズを行ったパッケージはメーカーの保証対象外となるため、これはスクラッチ開発と同じ、すなわち、ユーザ自身がパッケージを含むシステム全体を維持する責任を負うことになります。見積書に現れていない維持コスト（上記のリスク）と効果を丁寧に比較検討する必要があります。
ERPパッケージ/クラウド/SaaSを使用するという方針を決めたのであれば、スクラッチ開発のように開発から運用保守までを自社の責任で維持・所有するのではなく、サービス利用する方針ということですから、パッケージ選定においては、その方針を遵守する、すなわち、自社で定めた機能要件（非機能要件）との適合度で決定することが重要です。
部分導入、拡張性
疎結合
拡張性は「疎結合」であることが重要です。疎結合によって、小さなカスタマイズ、機能追加（アドオン）が可能となります。
「疎結合」とは、「人・組織」と「業務」と「データ」が「バラバラ」ではなく「結合」し、かつ、互いに一定の独立状態にあることを言います。簡単に言えば「緩くつながっていて、いつでも組み替え可能な状態」です。
技術的な疎結合は、API、データベース構造、プラットフォーム層とアプリケーション層の分離などにより実現することができますが、統合基幹システムにおける疎結合は「人・組織」と「業務」と「データ」の網羅性と適切な分離により実現され、具体的には、上述した業務プロセスの設計とデータ構造（5. ツバイソPSAシステム全体図）によります。
また、「5. ツバイソPSAシステム全体図」における重要な構造は、案件、受注、制作指図、調達などから伸びている線、すなわち、業務間で(1 又は 0) 対 nの関係性と、n対nの関係性にあります。例えば「案件」対「見積」対「受注」対「納品」対「請求」対「売上」の全部または一部が１対１対１対１対１対１のような関係性になっている業務システムがありますが、これは硬直的なシステム設計であり、対応できるビジネスモデルのバリエーションが少ない、拡張性の低いシステムとなります。
疎結合となっていないシステムは、小さなカスタマイズ、機能追加（アドオン）が困難となります。
拡張性のための技術要素
拡張性とバージョンアップの両立
拡張性は、バージョンアップと両立させる必要があります。
カスタマイズを行う場合のERPパッケージ選定の注意点で記載したように、大きなカスタマイズを行った場合、パッケージのバージョンアップが行えなくなることがあります。バージョンアップが行えないため、法令対応を含む新しい機能拡張、バグ修正、セキュリティ対応が行えないことになります。バージョンアップすれば満たされる機能であっても、これらの対応は全てユーザの責任で対応しなければなりません。
一時的な機能拡張のための大きなカスタマイズを行った結果、バージョンアップが行えず、その後の継続的な機能拡張が行えないシステムは、拡張性があるシステムとはいえません。
拡張性を維持してカスタマイズを行う場合は以下に注意して行う必要があります。
- カスタマイズはバージョンアップ可能な範囲で行うこと
- バージョンアップ不可能なカスタマイズが必要な場合は、スクラッチ開発と同等の維持コストを見込むこと
対象業種
ソフトウェア開発、システムインテグレータ、IT/WEBサービス提供事業者、コンサルティング、建築、不動産、会計/法律事務所、広告代理、卸売、受注生産など顧客、案件を基軸とした業務プロセスが必要な業種に最適化されています。
ツバイソPSAによって下記を行えます。
- 顧客、案件に紐付けた情報管理
- 顧客、案件を起点とした業務プロセスの管理、自動化
- 柔軟性ある契約管理
- サブスクリプション方式、前受金管理
- 継続役務提供業務管理
- 収益認識基準への対応
- 改正電子帳簿保存法への対応
- 原価計算、工数・リソース管理
- 顧客別、案件別の予算管理、実績/予測利益の測定（管理会計）
- モバイルによる場所を選ばない働き方支援
- 社外、社内との高密度、高頻度コミュニケーション
- データを活用した、営業、経営
マネジメント体制の強化
ツバイソPSAには、企業経営に必要な機能一式が備わっており、全社員の日々の活動に伴うデータ（取引先、部門、セグメント、社員、商品・サービス、トランザクション、契約情報、会計情報など）は全て再利用しやすい形に相互に関連付け、構造化して保存されます。
その結果、経営層、業績管理責任者は整合性の取れた経営指標をリアルタイムに手元に持つことができます。これらはBI（ダッシュボード、レポート）を通じて利用でき、それぞれの立場に合わせてカスタマイズ可能です。
BIとしてのツバイソPSAの一番の特徴は、プロジェクト管理（制作プロセス）の結果、自動的に行われる個別原価計算によって、過去の正確な実績だけでなく、未来の損益を月次で集計することができることです。以下は一例ですが、詳しくは、マネジメントのためのダッシュボード、マネジメントをご覧ください。
ダッシュボード、BI
RobotERPツバイソ システム全体図
ツバイソPSAとツバイソERPのシステム関係図
RobotERPツバイソは、債権債務、資金、会計、予算、マスタ、固定資産等をデジタル化する「ツバイソERP」と顧客、案件、実行予算、売上プロセス、調達プロセス、制作プロセスをデジタル化する「ツバイソPSA」から構成されています。
これらの標準機能に、ユーザ企業ごとの自社サービスを構築したり、既存システムと連携することによって機能拡張することができます。
ツバイソPSAシステム全体図
下図をご覧ください。企業活動の業務プロセスは左上から右下に向けて、マーケティング、商談活動、売上プロセス、制作プロセス、調達プロセス、債権債務管理、管理会計、財務会計と分けることができます。ツバイソPSAは、売上プロセス、制作プロセス、調達プロセス、管理会計を、ツバイソERPは、債権債務管理、管理会計、財務会計を担います。
上図ではツバイソPSAで管理する企業活動、すなわち、売上プロセス（青色）、制作プロセス（紫色）、調達プロセス（緑色）、管理会計を細分化し、担当者（部門）を配置しています。
適切な業務プロセスの分離によって、「人・組織」と「業務」と「データ」を疎結合にし、環境変化に強い柔軟な組織を作ることができるようになります。
適切な業務プロセスの設計こそが、統合基幹システムにおける「疎結合」を技術的に実現するためのキモとなります。これが適切に分離設計されていることで、事業の変化（組織の変化、業務の変化）に対して部品を組み変える要領でシステムを変化させることができるようになります。
適切な業務プロセス設計により疎結合を実現しているシステムであれば、過去のデータ資産、自社独自の業務ノウハウを引き継ぎながら、人・組織の増減、属性の変化を吸収し、システムを進化、成長させ続けることができるようになります。
業務プロセスの設計、拡張について具体的には、収益認識基準に対応した業務プロセスのDXパターンを参考にしてください。
ツバイソPSA、ERP機能関連図
以下は、ツバイソPSAとツバイソERPとの機能関連図です。
ツバイソPSA、ERPアーキテクチャ図
以下は、ツバイソPSAとツバイソERPのアーキテクチャ図です。
ツバイソPSAは、Salesforce Platformを含むアプリケーションとなっており、Salesforce Platformの機能（Salesforce基本機能）とともに利用することができます。
すでにSales Cloudを使用している場合は、Salesforce上の同じOrg（組織）にインストールすることで互いにデータ連携することが可能です。
ツバイソPSAのライセンスはSales Cloudとは独立しており、Sales Cloudのライセンス料の必要なく、単独で利用することができます。
ツバイソERPは、AWS上で稼働しており、利用企業ごとにOrgを作成し、ツバイソPSAとAPI結合することが可能です。