目次
はじめに
幡ヶ谷システムは、笹塚カフェの移転を検討しています。
経営管理部の佐藤さんは、ツバイソPSAの契約自動更新機能を活用し、新規貸借物件の毎月の家賃・光熱費などの費用を管理したいと思っています。
ツバイソPSAでの登録の流れを見ていきましょう。
取引先を作成する
まず初めに、契約する不動産会社の情報を登録する必要があります。
日村恭介さんとしてログインしてください。
代理ログインの方法はこちらを参照してください。
以下の取引先マスタ・取引先関連情報マスタを作成します。
- 取引先名：六本木不動産株式会社
詳細の手順は取引先の作成を参考にしてください。
契約管理を作成する
次に、契約の情報を登録します。
「契約管理」のリストビューからレコードを作成します。詳細の手順は【契約管理】の使い方を確認してください。
- 件名/契約書タイトル：笹塚カフェ店舗 賃貸借契約書
- リーガルチェック完了希望日：20X2/08/09
- 契約背景・目的：店舗家賃の賃貸借契約
- 取引基本契約：TRUE
- 法務担当者：日村 恭介
- 部門：経営管理部
- 取引先1：六本木不動産株式会社
- 契約部門：総務課
- 契約部門担当者：日村 恭介
フェーズ：承認プロセス
「承認プロセス」で承認申請を行いましょう。詳細は申請と承認にて確認してください。
フェーズ：契約台帳管理中
契約更新の情報を登録します。
- 契約締結日：20X2/08/22
- 契約開始日：20X2/08/22
- 契約終了日：20X4/08/21
- 自動更新の定め有：TRUE
- 解約通知期限：20X4/05/21
調達依頼
調達依頼オブジェクトのリストビューから「新規」ボタンを押し、調達依頼レコードを作成します。以下を登録し「保存」を押しましょう。
- 件名：笹塚カフェ店舗賃貸借契約
フェーズ：基本情報登録
「担当者」「部門」「部門（会計）」が自動的に設定されます。必要に応じて、自社のルールにしたがって「セグメント情報」を登録してください。
フェーズ：調達依頼準備中
フェーズを「調達依頼準備中」に変更してください。
「ステップ」タブ＞「調達依頼情報」タブが開いていることを確認し、以下を入力します。
- 仕入先：六本木不動産株式会社
- 納入期限：20X2/08/22
続けて「明細」タブから調達依頼明細を登録しましょう。調達依頼明細では、契約開始時の支払の明細を登録します。
「追加」ボタンを押して明細エディタを開き、以下の明細を登録しましょう。
-
商品・サービス：差入保証金
- 調達依頼明細表示名：差入保証金
- 明細表示備考： 家賃8ヵ月分
- 数量：1.00
- 表示単位：式
- 単価(税抜)：4,800,000
- 納品予定日：20X2/08/22
-
商品・サービス：長期前払費用
- 調達依頼明細表示名：礼金
- 明細表示備考： 家賃1ヵ月分
- 数量：1.00
- 表示単位：式
- 単価(税抜)：545,455
- 納品予定日：20X2/08/22
-
商品・サービス：地代家賃
- 調達依頼明細表示名：地代家賃
- 明細表示備考： 20X2年8月分（8月22日から8月31日まで10日間）
- 数量：1.00
- 表示単位：式
- 期間：1.00
- 期間単位：月
- 単価(税抜)：181,818
- 計上開始予定日：20X2/08/22
- 計上終了予定日：20X2/08/31
-
商品・サービス：地代家賃
- 調達依頼明細表示名：地代家賃
- 明細表示備考： 20X2年9月分
- 数量：1.00
- 表示単位：式
- 期間：1.00
- 期間単位：月
- 単価(税抜)：545,455
- 計上開始予定日：20X2/09/01
- 計上終了予定日：20X2/09/30
フェーズ：承認プロセス
続けて「承認プロセス」で承認申請を行いましょう。
詳細は申請と承認にて確認してください。
フェーズ：調達依頼中
フェーズを変更し、「ステップ」タブ＞「発注」タブより発注レコードを作成します。
「次へ」を押し、画面フローの内容を確認して「発注を作成」を押します。作成した発注レコードに移動し、フェーズを終了しましょう。
発注
フェーズ：発注計画
フェーズを変更し、「ステップ」タブより以下の情報を登録します。
- 契約予定日：20X2/08/22
フェーズ：契約準備中
フェーズを変更し、「ステップ」タブ＞「契約情報」タブより以下を登録します。
- 取引基本契約：笹塚カフェ店舗 賃貸借契約書
- 発注日：20X2/08/22
- 仕入先受注日（契約日）：20X2/08/22
- 支払条件種別：前払い
フェーズ：承認プロセス
続けて「承認プロセス」で承認申請を行いましょう。
詳細は申請と承認にて確認してください。
フェーズ：調達業務中
発注レコードを承認することで、検収レコード、及び期間費用レコードが自動作成されます。
自動作成機能を使用していない場合は、「ステップ」タブの「検収」タブ、及び「期間費用」タブより各レコードを作成しましょう。
その後の処理は省略します。以下の記事を参照してください。
発注（毎月の家賃の計上）
初年度
初期費用とは別に、毎月支払う必要のある家賃を計上するための初年度の発注レコードを作成します。発注レコード「笹塚カフェ店舗賃貸借契約」を表示し、「調達業務中」フェーズに移動します。「ステップ」タブ＞「契約変更・メンテ」タブより「発注を作成」ボタンを押下します。
- 契約手続き種別：追加
- 発注明細の数量を0で作成する
ここでは値を登録せず「次へ」を押します。「作成した発注レコードに移動する」として、新規に作成したレコードを表示します。
フェーズ：基本情報登録
「ステップ」タブより件名を変更します。
- 件名：笹塚カフェ店舗賃貸借契約_家賃支払
フェーズ：契約準備中
フェーズを変更し、「ステップ」タブ＞「明細」タブより以下の明細を削除します。
- 商品・サービス：差入保証金
- 商品・サービス：長期前払費用
-
商品・サービス：地代家賃
- 明細表示備考： 20X2年8月分（8月22日から8月31日まで10日間）
「明細」タブより、以下の明細を修正します。
-
商品・サービス：地代家賃
-
修正前
- 明細表示備考： 20X2年9月分
- 数量：0.00
- 期間：1.00
-
修正後
- 明細表示備考： 20X2年10月分〜20X4年8月分
- 数量：1.00
- 期間：22.68
- 消費税調整額：-10
- 期間費用計上開始日：20X2/10/01
- 期間費用計上終了日：20X4/8/21
-
修正前
「契約情報」タブより以下を登録します。
- 発注日：20X2/8/22
- 仕入先受注日（契約日）：20X2/8/22
- 納入期限：20X2/8/22
- 契約開始日：20X2/10/1
- 契約終了日：20X4/8/21
- 支払条件種別：サイクル
- 支払締日：月末
- 支払期日（月）：前月
- 支払期日（日）：末日
フェーズ：承認プロセス
続けて「承認プロセス」で承認申請を行いましょう。承認することで、期間費用レコードが自動で作成されます。
詳細は申請と承認にて確認してください。
次年度以降
初年度のレコードから次年度の契約更新後の発注レコードを作成します。フォーキャストの観点より事前に費用の把握をするため、作成するタイミングは初年度のレコード作成後を推奨しています。
発注レコード「笹塚カフェ店舗賃貸借契約」を表示し、「調達業務中」フェーズに移動します。「ステップ」タブ＞「契約変更・メンテ」タブより「発注を作成」ボタンを押下します。
- 契約手続き種別：追加
- 発注明細の数量を0で作成する
ここでは値を登録せず「次へ」を押します。「作成した発注レコードに移動する」として、新規に作成したレコードを表示します。
フェーズ：基本情報登録
「ステップ」タブより件名を変更します。
- 件名：笹塚カフェ店舗賃貸借契約_家賃支払
フェーズ：契約準備中
フェーズを変更し、「ステップ」タブ＞「明細」タブより以下の明細を削除します。
- 商品・サービス：差入保証金
- 商品・サービス：長期前払費用
-
商品・サービス：地代家賃
- 明細表示備考： 2024年8月分（8月1日から8月21日まで21日間）
以下の明細を修正します。
-
商品・サービス：地代家賃
-
修正前
- 明細表示備考：2022年9月分
- 数量：0.00
- 期間：1.00
-
修正後
- 明細表示備考： 空欄
- 数量：1.00
- 期間：24.00
- 消費税調整額：-12
- 期間費用計上開始日：20X4/8/22
- 期間費用計上終了日：20X6/8/21
-
修正前
「契約情報」タブより以下を登録します。
- 仕入先受注日（契約日）：20X2/8/22
- 契約開始日：20X4/8/22
- 契約終了日：20X6/8/21
- 契約自動更新：TRUE
- 解約通知期限：20X6/5/21
- 契約更新手続き開始日：20X4/8/22
- 更新時の契約開始日：20X6/8/22
- 更新時の契約終了日：20X8/8/21
- 支払条件種別：サイクル
- 支払締日：月末
- 支払期日（月）：前月
- 支払期日（日）：末日
「契約更新手続き開始日」は次の更新期間の発注レコードを作成する日付であり、設定した日付に到達すると自動で発注レコードが作成されます。そのため、以降のレコードを新規作成する必要がありません。
ツバイソPSAでは、フォーキャストの観点より「契約更新手続き開始日」は「契約開始日」と同じ日付に設定する運用を推奨しています。予定している費用を管理会計で集計し、事前に把握することができます。
フェーズ：承認プロセス
続けて「承認プロセス」で承認申請を行いましょう。
詳細は申請と承認にて確認してください。
承認することで、期間費用レコードが作成されます。また、承認した発注レコードの「契約更新手続き開始日」が到来すると自動で次の更新期間の発注レコードが作成されます。
以降の処理については原始契約と同じですので割愛します。
発注（毎月の光熱費の計上）
光熱費を計上するための発注レコードを作成します。家賃の計上時と同様に、発注レコード「笹塚カフェ店舗賃貸借契約」を表示し、「調達業務中」フェーズに移動します。「ステップ」タブ＞「契約変更・メンテ」タブより発注レコードを作成します。
- 契約手続き種別：追加
- 発注明細の数量を0で作成する
ここでは値を登録せず「次へ」を押し、新規に作成したレコードを表示します。
フェーズ：基本情報登録
「ステップ」タブより件名を変更します。
- 件名：笹塚カフェ店舗賃貸借契約_水道光熱費
フェーズ：契約準備中
フェーズを変更し、「ステップ」タブ＞「明細」タブより以下の明細を削除します。
- 商品・サービス：差入保証金
- 商品・サービス：長期前払費用
-
商品・サービス：地代家賃
- 明細表示備考： 2022年8月分（8月22日から8月31日まで10日間）
- 明細表示備考： 2022年9月分
「明細」タブより以下の明細を登録します。
-
商品・サービス：水道光熱費
- 明細表示備考： 電気代
- 数量：1.00
- 表示単位：式
- 期間：25.00
- 期間単位：月
- T＆M費用計上開始日：20X2/8/1
- T＆M費用計上終了日：20X4/8/31
-
商品・サービス：水道光熱費
- 明細表示備考： 水道代
- 数量：1.00
- 表示単位：式
- 期間：25.00
- 期間単位：月
- T＆M費用計上開始日：20X2/8/1
- T＆M費用計上終了日：20X4/8/31
「契約情報」タブより以下を登録します。
- 仕入先受注日（契約日）：20X2/8/22
- 契約開始日：20X2/8/22
- 契約終了日：20X4/8/21
- 契約自動更新：TRUE
- 解約通知期限：20X4/5/21
- 契約更新手続き開始日：20X2/8/22
- 更新時の契約開始日：20X4/8/22
- 更新時の契約終了日：20X6/8/21
- 支払条件種別：サイクル
- 支払締日：月末
- 支払期日（月）：翌月
- 支払期日（日）：末日
フェーズ：承認プロセス
続けて「承認プロセス」で承認申請を行いましょう。
詳細は申請と承認にて確認してください。
承認することで、期間費用レコードが作成されます。また、承認した発注レコードの「契約更新手続き開始日」が到来すると自動で次の更新期間の発注レコードが作成されます。
以降の処理については原始契約と同じですので割愛します。