見積もり業務を管理するための入れ物、【見積】を作成しましょう。
「見積」という業務プロセスは、単に見積書を作成するだけでなく、見積業務の計画から受注作成までの見積業務全般のプロセスをフェーズとして管理します。具体的には実際の操作を通じて確認しましょう。
※【省略可】マークがある項目はチュートリアルを行うにあたって省略可能です。
見積を作成する
フェーズ:見積プロセス
「案件」を開いていることを確認してください。(左上に案件と記載されています。)
今、何の機能(業務メニュー)を使っているかを常にここで確認することが重要です。併せて、機能(業務)の全体像を確認して、全体の中で今何の業務をしているのかを確認することで迷子にならず、現在地を把握することができるようになります。
「見積プロセス」フェーズをクリックし、「現在のフェーズとしてマーク」クリックしてください(フェーズ変更後は「フェーズを完了としてマーク」に表示が変わります。一つ右の次のフェーズに移動したい場合は、「フェーズを完了としてマーク」をクリックすることでもフェーズ変更ができます)。
「ステップ」の「見積」タブが開いていることを確認して「次へ」を押してください。
下記の通り、各項目を入力します。
「納入期限」以外は自動設定された内容を確認してそのまま「見積を作成」を押します。
- 件名:笹塚カフェ POSレジ導入案件2022/07/26
- 得意先:笹塚カフェ
- 担当者:佐藤藤吉
- 納入期限:20X1/10/31
- 作成した見積レコードに移動「する」
フェーズ:基本情報登録
「見積」の「基本情報登録」フェーズで「ステップ」タブが表示されていることを確認します。
見積を計画する【省略可】
フェーズ:見積計画
フェーズを「見積計画」に変更します。
「ステップ」タブ>「見積計画」タブが開いていることを確認し、各項目を入力します。
見積書の作成
- 契約目標日:20X1/9/30
- 見積要求日:20X1/9/1
- 見積書送付予定日:20X1/9/3
見積書を作成する
フェーズ:見積準備中
フェーズを「見積準備中」に変更します。
「ステップ」タブが開いていることを確認し、各項目を入力します。
- 見積書有効期限:20X1/9/9
- 見積書発行日:20X1/9/2
次に、「明細」タブを開き、「追加」ボタンを押して明細を登録します。
- 明細1
- 商品・サービス:POSレジ
- 見積明細表示名:POSレジxxx-yyy
- 数量:1
- 表示単位:個
- 単価(税抜):200,000
- 明細2
- 商品・サービス:ライセンス
- 見積明細表示名:ライセンス(月額)
- 数量:1
- 表示単位:ライセンス
- 期間:12
- 期間単位:月
- 単価(税抜):10,000
- 明細3
- 商品・サービス:POSレジ導入支援サービス
- 見積明細表示名:POSレジ導入支援サービス
- 数量:1
- 表示単位:式
- 単価(税抜):300,000
見積書を出力する
フェーズ:見積準備中
画面右側にある「見積書(押印無)」ボタンを押します。
「承認ステータス」が「承認済」ではない場合、印影画像無しの見積書PDFが出力されます。
※「承認済」の場合は、ボタン名が「見積書(押印有)」に変わり、印影画像が入った見積書PDFが出力されます。
見積を承認する
フェーズ:承認プロセス
見積の申請、承認ワークフローを行うことができます。今回は佐藤さんの一人会社ですが、承認をすることでこれまでのデータがロックされ、間違って変更することを防ぐことができるため、承認プロセスを行なってみましょう。
まず、フェーズを承認プロセスに移動しましょう。
次に、画面下にある以下の「(見積)承認申請」の「次へ」を押して、承認申請を行なってください。
次の画面でコメントを入力できますが、今回は入力しなくて構いません。社員が増えて申請時に連絡事項がある場合に活用しましょう。
少し待って、リロードをしてみてください。
「承認ステータス」が「承認済」になっていることが確認できます。
また、画面の右のChatterには、ツバイソロック(承認)が行われた旨の通知がされています。
「承認履歴」を見てみましょう。Sato Tokichi(佐藤さんのアカウント名)が申請して承認している履歴を確認することができます。通常は、佐藤さんの上長が承認しますが、幡ヶ谷システムは佐藤さんが営業部長で、申請者と承認権限者が同じで最終承認者であるため自動承認されました。(部門マスタと社員部門マスタにより制御されています。)
その旨コメント欄に記載があります。コメント欄を広げても確認できますが、ここでは、「STEP1」を押して承認履歴の詳細を開いて確認しましょう。
再度、見積レコードに戻りましょう。(ブラウザの戻る機能で戻ってください)
最後に、承認後に修正する方法を確認しておきましょう。
「(見積)承認申請」を見てください。却下申請が行えるようになっています。
ツバイソPSAでは、承認されたレコードについて修正が必要となった場合は、却下の申請を承認権者に行なって、一度却下してもらい、承認申請前の修正可能な状態に変更します。修正後、再度承認申請を行います。
承認プロセスについての詳細はこちらのチュートリアルで確認してください。
見積書を送る
フェーズ:見積書送付中
見積書PDFの自動作成、自動ファイルアップロード
承認した見積書は、自動的に見積レコードに関連づけてアップロードされています。
画面右側の「ファイル」タブから「ファイル」を開くと、承認済み(押印有)の見積書PDFがアップロードされている事が確認できます。
※確認できない場合は、リロードしてください。
取引先との共有用ファイルリンクの自動作成と送付
ファイルタブから「ファイルリンク」を開いてください。
承認した見積書は、自動的にファイルリンクが作成されています。このURLをテンプレートメールに自動挿入して取引先にメールを簡単に送ることができます。
※詳しくは、下記のコミュニティ記事を参照してください。
フォーキャスト
見積は、受注できるか否か、受注した後の原価に変動リスクがある場合はそれをどのように見込むのか、そしてその結果が会社の将来の利益を決定するという意味で、非常に重要な業務です。
見積する人、承認する人共に、将来の売上、原価、損益、利益率、会計上の計上時期を把握する必要があります。ここにフォーキャストが必要となります。
また、一つ一つの見積のフォーキャストを丁寧に管理して蓄積したデータを集計すれば、その確度別に、会社全体、部門別、セグメント別、商材別、担当者別などでも精度の高いフォーキャストを算定することができます。
佐藤さんはまだ一人会社で、頭の中でフォーキャストできる状況ですが、将来人が増え、分業し、感覚値では把握できなくなることに備え、今のうちからデータベースでフォーキャストを管理しています。
フォーキャストというと難しいですが、ツバイソPSAは自動で算定してくれるため簡単です。
フォーキャスト(見積)のチュートリアルを参考に、実際にフォーキャストを見てみましょう。