ここでは原価参入される経費精算について見てみましょう。
加藤さんは、20X3/11/7に、打ち合わせのため、葛城株式会社へ出張します。交通費と宿泊代、それから当日の会議のための会食費用を立替え払いします。また、会社の出張規定で課長職は一日5,000円の出張手当が支給されることとなっています。
会社のルールに従って、立替予定経費の事前申請と仮払申請を行い、出張から戻って実費精算を行います。
経費精算の予算設定
まず、経費精算を行えるようにするために制作指図ごとに予算を設定します。これは制作指図を作成する時に既に行いました。これにより経費精算を行えるようになり、制作指図責任者が知らないところで勝手に経費がつけられることもありません。
また、「葛城ECサイト構築」案件に関する経費精算を行えるのは「葛城ECサイト構築」案件の「案件メンバー」だけです。案件メンバーの登録は、「制作プロセス、プロジェクトマネジメント、個別原価計算の事前準備」で行いましたね。案件の担当者、責任者は自動的に案件メンバーに登録されますので、佐藤藤吉さんはすでに「葛城ECサイト構築」案件の案件メンバーとなっています。
(発展)
経費精算を紐付ける先は今回の制作指図の他に、案件、受注が可能です。
案件に紐付けた場合は、個々の受注や制作指図のコストとしては集計されませんが、案件全体ではコストとして集計されます。受注に紐づけた場合は、個々の制作指図のコストとしては集計されませんが、個々の受注、案件全体ではコストとして集計されます。
制作指図に紐付けると制作原価となり、制作指図が仕掛品計上されている場合は、仕掛品に含まれることになります。
経費精算を作成する
画面下にある「経費精算新規作成」をクリックします。これはどの画面でも常に表示されているので、いつでもアクセスできます。
加藤康介さんとして代理ログインしてください。(経費精算はログインしているユーザに社員部門マスタが設定されている必要があります。)代理ログインの方法はこちらを参考にしてください。
表示される質問に対し、下記の通り選択します。
- 経費精算タイプ:案件に関連する経費精算を作成する
- 対象案件:葛城ECサイト構築
作成された経費精算レコードが開きます。
フェーズ:基本情報登録
ステップタブを選択していることを確認し、登録内容の確認を行います。
事前申請を行う
フェーズ:事前申請プロセス
フェーズを「事前申請プロセス」に変更します。
「事前申請情報」タブを開き、下記の通り登録します。
- 事前申請日:20X3/11/01
- 目的:20X3/11/7の打ち合わせのための出張
「事前申請明細」タブを開き、「追加」を押して、下記の通り明細を登録します。
明細1
- 支払予定日:20X3/11/07
- 原因:(制直)旅費交通費
- 金額(税込):34,000
- 摘要:国内出張(東京〜奈良)片道17000円×2
- メモ:なし
明細2
- 支払予定日:20X3/11/07
- 原因:(制直)旅費交通費
- 金額(税込):8,000
- 摘要:宿泊代
- メモ:なし
明細3
- 支払予定日:20X3/11/07
- 原因:(制直)出張手当
- 金額(税込):5,000
- 摘要:出張手当(5,000円/日)1日分
- メモ:なし
仮払の登録
「仮払申請」タブを開きます。
下記の通り登録します。
- 仮払希望日(申請):20X3/11/04
- 仮払金額(申請):47,000
事前申請
事前申請と仮払申請を登録したので、承認申請を行います。
「(経費精算)承認申請」の「次へ」をクリックします。
※ フェーズが事前申請プロセスの場合、事前申請の承認申請が実行されます。
上位部門である「営業部」の部門責任者となっている佐藤さんへ承認申請が届きます。
代理ログインで一時的に佐藤さんにユーザを切り替えて「承認」を行ってください。
(発展)
仮払いの承認後に、ツバイソERPに連携し、仮払の支払管理、会計処理を行うことができます。
精算申請を行う
フェーズ:精算申請プロセス
フェーズを「精算申請プロセス」に変更します。
「精算申請情報」タブを開き、下記の通り登録します。
- 精算申請日:20X3/11/08
- 詳細:出張報告XXXXXX
「精算申請明細」タブを開きます。
「事前申請明細を複写」をクリックします。事前申請に登録している明細が複写されます。
下記の通り明細を編集します。明細4は追加します。
※ 必要に応じて明細に領収書などのファイルを添付します。
明細1
- 支払日:20X3/11/07
- 原因:(制直)旅費交通費
- 金額(税込):29,840
- 摘要:国内出張(東京〜奈良)片道14920円×2
- メモ:なし
明細2
- 支払日:20X3/11/07
- 原因:(制直)旅費交通費
- 金額(税込):8,000
- 摘要:宿泊代
- メモ:なし
明細3
- 支払予定日:20X3/11/07
- 原因:(制直)出張手当
- 金額(税込):5,000
- 摘要:出張手当(5,000円/日)1日分
- メモ:なし
明細4
- 支払予定日:20X3/11/07
- 原因:(制直)会議費
- 金額(税込):6,000
- 摘要:会議内容:打ち合わせ
参加者:
取引先の参加者名:葛城様、鈴木様
当社の参加者名:佐藤、加藤
参加者合計数:4人 - メモ:なし
精算申請
精算申請内容が登録できたので、精算申請の承認申請を行います。
「(経費精算)承認申請」の「次へ」をクリックします。
※ フェーズが精算申請プロセスの場合、精算申請の承認申請が実行されます。
上位部門である「営業部」の部門責任者となっている佐藤さんへ承認申請が届きます。
代理ログインで一時的に佐藤さんにユーザを切り替えて「承認」を行ってください。
締処理を行う
「経費精算」のリストビューを開きます。
次に「締処理用」リストビューを選択してください。
締処理対象のレコードが表示されます。
「ツバイソURL(精算申請)」が空欄ではない場合は「締処理用」リストビューに表示されません。
(発展)
必要に応じて、「経費精算明細(確認用)」ボタンを押して、明細単位で確認して明細の「確認済」をチェックください。
※ 経費精算原因、消費税区分の確認を行います。
※ 全ての明細にチェックされた「経費精算」(明細を取りまとめるレコード)は、下図の通り「全明細確認済」にチェックがつきます。
「締処理用」リストビューに戻ります。
内容の確認を行い、「締処理」のチェックボックスにチェックを入れます。
※「締め」にチェックを入れると、「ツバイソロック(締め)」にチェックが入り、各項目の編集ができないよう制御されます。
(発展)
精算申請の承認を行なったら、ツバイソERPに連携し、経費精算の支払管理、会計処理を行うことができます。